Kolleginnen einladen und Rechte vergeben

Niemand teilt ein Passwort. Jede Person, die mit CateringOS arbeitet, bekommt ein eigenes Konto — das ist die Voraussetzung dafür, dass Änderungen einer Person zuzuordnen sind und Sie jemanden abschalten können, ohne alle anderen auszusperren.

Beides finden Sie im Bereich Organisation: Zugänge unter Zugänge & Einladungen, die Rechte dahinter unter Berechtigungen.

Jemanden einladen

  1. Organisation → Zugänge & Einladungen öffnen.

  2. Name und E-Mail eintragen.

  3. Eine App-Rolle wählen (siehe unten).

  4. Optional einen Geltungsbereich setzen — dann sieht die Person nur diesen Teil Ihrer Struktur.

  5. Optional eine oder mehrere Rollen ankreuzen. Mehrere sind erlaubt; es gilt die Vereinigung der Rechte.

  6. Einladung anlegen.

Die eingeladene Person bekommt einen Link, legt darüber ihr eigenes Passwort fest und ist danach angemeldet. Die Einladung ist 14 Tage gültig.

Solange der E-Mail-Versand der Plattform noch nicht aktiv ist, erscheint der Einladungslink direkt unter dem Formular. Kopieren Sie ihn und geben Sie ihn weiter — der Link ist der eigentliche Zugang, behandeln Sie ihn entsprechend.

Eine offene Einladung lässt sich jederzeit widerrufen. Angenommene Einladungen bleiben als Eintrag stehen: Sie sind Teil der Nachweiskette, wer wann welchen Zugang bekommen hat.

Zugänge & Einladungen im Organisations-Bereich

App-Rolle und Berechtigungen — zwei verschiedene Dinge

Das ist die Stelle, an der die meisten stolpern.

Die App-Rolle bestimmt, in welcher Anwendung jemand landet: Küche, Einrichtung oder Eltern-Portal. Sie ist grob und wird bei der Einladung festgelegt.

Die Rollen unter Berechtigungen bestimmen, was jemand dort darf — je Ressource: Ansehen, Anlegen, Bearbeiten, Archivieren.

Table 1. Einladbare App-Rollen

Küche

Küchenleitung

Voller Küchenbetrieb

Koch / Küchenhilfe

Tagesgeschäft

Caterer-Mitarbeiter

Kaufmännisches, ohne Küchenbetrieb

Einrichtung

Einrichtungs-Mitarbeiter

Meldet Kopfzahlen, Abwesenheiten, Schließtage

Eltern / Angehörige

Eltern-Portal

Admin-Rollen vergibt ausschließlich die Plattform. Sie können weder sich selbst noch jemand anderen zum Betriebsleiter oder Einrichtungsleiter machen.

Das ist kein fehlendes Feature, sondern eine Sicherheitsgrenze: Wer Rollen vergeben darf, dürfte sonst seine eigenen Rechte hochstufen — und jede Rechteverwaltung wäre wertlos. Brauchen Sie eine weitere Leitung, wenden Sie sich an CateringOS.

Der Geltungsbereich

Ohne Angabe gilt ein Zugang für die gesamte Organisation. Wählen Sie eine Einheit, gilt er für diese Einheit und alles darunter.

Ein Träger mit fünf Kitas kann so pro Haus eine Leitung einladen, die nur ihr eigenes Haus sieht — dieselbe Rolle, unterschiedlicher Ausschnitt.

Rechte anpassen

Unter Berechtigungen steht je Rolle eine Matrix: Zeilen sind die Ressourcen (Personen, Speiseplan, Abrechnung …), Spalten die vier Aktionen.

Zwei Regeln, die sich nicht abschalten lassen:

  • Die Menüsichtbarkeit folgt dem Ansehen-Recht. Wer eine Ressource nicht ansehen darf, sieht den Menüpunkt gar nicht erst. Das verhindert Menüs voller Sackgassen.

  • Wer eine Aktion bekommt, bekommt automatisch „Ansehen" dazu. Bearbeiten ohne Sehen wäre kein sinnvoller Zustand.

Rechte-Matrix je Rolle

System-Rollen und eigene Rollen

Die mitgelieferten Rollen sind System-Rollen. Sie lassen sich nicht ändern — aber duplizieren: Die Kopie ist Ihre eigene Rolle und frei anpassbar.

Der Grund ist praktisch: System-Rollen sind die Vorlage, auf die sich Anleitungen und Support beziehen. Wäre sie in jedem Betrieb anders, hilft der Satz „geben Sie ihr die Rolle Küchenleitung" niemandem mehr.

Der Träger-Admin ist zusätzlich geschützt und erscheint nicht zur Auswahl.

Konten dieser Organisation

Unter den Einladungen stehen alle bestehenden Konten mit App-Rolle und zugewiesenen Rollen. Das ist die Antwort auf „Wer hat eigentlich Zugriff?" — eine Frage, die spätestens beim ersten Datenschutz-Audit gestellt wird.

Was Sie danach tun