Einstieg: die ersten zwei Wochen
Diese Seite ist der rote Faden. Sie erklärt nicht jede Schaltfläche — dafür gibt es die einzelnen Anleitungen —, sondern in welcher Reihenfolge Sie vorgehen und warum die Reihenfolge zählt.
Rechnen Sie mit zwei bis drei Stunden reiner Einrichtungszeit, verteilt über ein bis zwei Wochen. Der größte Teil davon sind Ihre Rezepte, und die laufen nebenher.
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Sie müssen nicht alles auf einmal machen. Die Liste Erste Schritte auf Ihrer Übersichtsseite merkt sich den Stand — allerdings nicht, was Sie angeklickt haben, sondern was tatsächlich in Ihren Daten steht. Sie können jederzeit aufhören und weitermachen, ohne den Faden zu verlieren. |
Die Grundidee in drei Sätzen
CateringOS verbindet drei Parteien: die Küche, die kocht; die Einrichtung (Kita, Schule, Heim, Betrieb), die beliefert wird; und die Endnutzer — Eltern, Angehörige, Beschäftigte.
Jede Partei pflegt genau das, was sie selbst am besten weiß. Die Küche den Speiseplan und die Rezepte. Die Einrichtung, wer bei ihr isst und wer heute fehlt. Die Eltern, ob ihr Kind morgen mitisst.
Die Mengen entstehen daraus von selbst. Sie tragen keine Portionszahlen ein — Sie tragen die Grundlagen ein, aus denen sich die Portionszahlen ergeben.
Schritt 1 — Ankommen (Tag 1, 15 Minuten)
Melden Sie sich an und klicken Sie die Willkommens-Tour durch. Danach sehen Sie auf der Übersicht die Liste Erste Schritte.
Richten Sie gleich die Zwei-Faktor-Anmeldung ein. Ihr Zugang führt zu personenbezogenen Daten, bei Einrichtungen auch zu Gesundheitsangaben wie Allergien — später wird es nie ein besserer Zeitpunkt.
Schritt 2 — Das Team dazuholen (Tag 1, 10 Minuten)
Laden Sie die Kolleginnen ein, die mitarbeiten sollen. Das lohnt sich früh: Rezepte erfassen geht zu dritt dreimal so schnell, und jeder arbeitet unter seinem eigenen Namen.
Schritt 3 — Portionsgruppen prüfen (Tag 1, 10 Minuten)
Einstellungen → Portionsgruppen. Eine Portionsgruppe ist eine Essergruppe mit einem Faktor: Krippenkind 0,5, Schulkind 0,8, Erwachsener 1,0. Aus Köpfen werden damit Mengen.
Warum das so früh kommt: Der Faktor steckt in jeder späteren Zahl — in der Produktionsliste, in der Portionierung, im Leistungsnachweis. Wer ihn später ändert, ändert rückwirkend nichts an bereits erzeugten Nachweisen, aber alles an den laufenden Mengen.
Prüfen Sie besonders die Altersspannen. Personen, deren Geburtsdatum in keine Spanne fällt, erscheinen später als „Ohne Zuordnung" und fehlen in der Gewichtung.
Schritt 4 — Zutaten und Rezepte (Tag 1–10, der große Brocken)
Erst die Zutaten, dann die Rezepte: Ein Rezept greift auf Zutaten zu, und aus deren Daten entstehen Allergene und Nährwerte automatisch.
Fangen Sie mit zehn bis fünfzehn Rezepten an — genug für zwei Wochenpläne. Der Rest wächst im Betrieb.
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Tragen Sie die Mengenangaben je Zutat vollständig ein (Rohgewicht, Garfaktor).
Sie sind die Grundlage für „kg roh" und „kg gegart" in der Produktionsliste und
für die Einkaufsliste. Fehlen sie, erscheint dort eine Tilde ( |
Schritt 5 — Menülinien festlegen (Tag 2, 10 Minuten)
Welche Linien fahren Sie? Vollkost immer, dazu meist vegetarisch; je nach Kundschaft vegan, schweinefleischfrei, halal oder Konsistenzstufen für Senioreneinrichtungen.
Jede Linie ist eine eigene Spur im Planer und später eine eigene Zahl an der Ausgabe.
Schritt 6 — Kunden und Struktur (Tag 2–3, 30 Minuten)
Jetzt kommt der Schritt, an dem am meisten hängt: Sie legen Speiseplan-Gruppen an und ordnen ihnen Einrichtungen zu.
Eine Speiseplan-Gruppe ist die Antwort auf: „Welche Häuser bekommen denselben Plan?" Drei Kitas mit identischem Speiseplan sind eine Gruppe — Sie planen einmal, nicht dreimal.
Zu jeder Zuordnung gehören:
- Leistungsbeginn
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Ab wann beliefern Sie? Vor diesem Datum entstehen keine Mengen.
- Liefertage
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Welche Wochentage? Ohne Liefertag kein Bedarf.
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Das ist die häufigste Stolperstelle überhaupt. Wenn die Produktionsliste später „kein Speiseplan für diesen Tag" meldet, obwohl im Planer sichtbar einer steht, liegt es fast nie am Plan — sondern an einem dieser drei Punkte:
Prüfen Sie sie in dieser Reihenfolge, dann finden Sie es in unter einer Minute. |
Schritt 7 — Der Vertrag (Tag 3, 20 Minuten)
Organisation → Verträge. Der Vertrag hält fest, wen Sie zu welchem Preis beliefern und mit welcher Abmeldefrist.
Verträge kommen beidseitig zustande: Eine Seite schlägt vor, die andere bestätigt. Erst dann ist er aktiv. Das ist bewusst so — der Preis, zu dem abgerechnet wird, soll nicht einseitig gesetzt werden können.
Die Abmeldefrist ist die kaufmännisch wichtigste Zahl auf dieser Seite: Sie entscheidet, ob eine Abmeldung um 7:30 Uhr noch etwas ändert oder nicht.
Schritt 8 — Der erste Speiseplan (Tag 3–4, 45 Minuten)
Wochenplan anlegen, Rezepte in die Linien ziehen, freigeben, veröffentlichen.
Ein Plan durchläuft vier Zustände: Entwurf → geplant → freigegeben → veröffentlicht. Erst veröffentlicht sehen die Einrichtungen ihn, und erst dann können Eltern bestellen.
Wenn sich Ihre Pläne wiederholen, legen Sie ihn gleich als Zyklus an — dann rollen Sie ihn für Wochen im Voraus aus, statt jede Woche neu zu planen.
Schritt 9 — Die Einrichtung dazuholen (Tag 4–7)
Jetzt laden Sie Ihren Kunden ein: Organisation → Zugänge & Einladungen, dort den Punkt für Einrichtungen.
Die Einrichtung legt danach selbst ihre Struktur an (Gruppen, Klassen, Stationen) und erfasst ihre Personen. Sie als Küche tun das nicht — und Sie sehen die Personen auch nicht namentlich.
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Das ist keine Bequemlichkeitsentscheidung, sondern der Kern des Datenmodells: Die personenbezogenen Daten der Endnutzer gehören der Einrichtung. Sie als Caterer bekommen ausschließlich anonymisierte Aggregate — Zahlen je Gruppe und Portionsgruppe. Sie sind damit für diese Daten nicht verantwortlich, was Ihre eigene Datenschutz-Dokumentation deutlich vereinfacht. |
Die Eltern wiederum werden von der Einrichtung eingeladen, nicht von Ihnen.
Schritt 10 — Der erste echte Tag
Ab hier ist es Alltag. Der Tagesablauf:
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Produktion öffnen — was ist heute zu kochen, in welcher Menge. Küchenzettel drucken.
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Portionieren je Gericht — wie es auf die Häuser verteilt wird, mit Lieferbeleg.
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HACCP — Temperaturen erfassen, wo Sie es ohnehin müssen.
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Lager → Heute kochen — den tatsächlichen Verbrauch ausbuchen.
Schritt 11 — Der erste Leistungsnachweis (Monatsende, 20 Minuten)
Am Monatsende erzeugen Sie je Einrichtung einen Leistungsnachweis, prüfen die Positionen und senden ihn zur Abnahme. Ohne Widerspruch gilt er nach der vereinbarten Frist automatisch als abgenommen.
Das ist der Moment, in dem sich auszahlt, dass die Zahlen den Monat über von selbst entstanden sind: Sie prüfen ein Ergebnis, statt es zusammenzusuchen.
Wenn etwas nicht stimmt
| Symptom | Wo Sie zuerst schauen |
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Produktion sagt „kein Speiseplan", der Planer zeigt aber einen |
Zuordnung der Einrichtung, Leistungsbeginn, Liefertag (Schritt 6) |
Mengen zu niedrig, obwohl alle da sind |
Portionsgruppen-Faktoren und Altersspannen (Schritt 3) |
„Ohne Zuordnung" in der Portionierung |
Altersspannen der Portionsgruppen decken nicht alle Geburtsjahrgänge ab |
kg-Angaben mit Tilde ( |
Unvollständige Mengenangaben im Rezept (Schritt 4) |
Einrichtung sieht den Plan nicht |
Plan ist noch nicht veröffentlicht (Schritt 8) |
Abmeldung ändert nichts mehr |
Abmeldefrist im Vertrag ist überschritten (Schritt 7) |
Ausprobieren, bevor Sie anfangen
Auf demo.cateringos.de ist alles bereits eingerichtet. Sie können sich mit einem Klick als Küchenleitung, Einrichtungsleitung oder Elternteil anmelden und dieselben Wege gehen, ohne etwas kaputt zu machen — die Daten werden nachts zurückgesetzt.
Besonders lohnend: dieselbe Woche einmal aus allen drei Rollen ansehen. Danach ist der Aufbau von CateringOS viel schneller klar als über jede Anleitung.