Kopfzahlen und Abmeldungen

Diese Anleitung erklärt, wie der effektive Bedarf je Tag zustande kommt: Kopfzahlen (anonyme Anzahl je Einrichtung/Gruppe und Portionsgruppe) und Abmeldungen für einzelne Tage, inklusive der Frist (verrechenbar/nicht verrechenbar) und der Quellen-Präzedenz.

Im Stufe-1-Produktivbetrieb erfasst der Caterer die Kopfzahlen selbst — aus den Meldungen, die die Einrichtung z. B. per E-Mail oder Telefon übermittelt (Quelle caterer_manual). Es werden nur aggregierte Zahlen verarbeitet, keine Personendaten. Das Einrichtungs- und Eltern-Portal (Personen-Pfad) folgt ab 2027.

Überblick: der effektive Bedarf

Für jeden Tag ergibt sich pro Einrichtung/Gruppe × Portionsgruppe eine Zahl:

Baustein Bedeutung

Kopfzahl

gemeldete Anzahl Essen je Portionsgruppe (z. B. „Kinder 1–3 Jahre: 300")

Abmeldung

Reduktion für einen Tag/Zeitraum

Effektiver Bedarf

Kopfzahl − wirksame Abmeldungen

Portionsgruppen verwalten Sie unter Einstellungen → Portionsgruppen (D-A-CH-/DGE-Orientierungswerte mit küchenweitem Faktor). Sie sind die Bezugsgröße für Kopfzahlen und für die Mengenberechnung.

Portionsgruppen prüfen

So geht’s: Unter Küche → Einstellungen → Portionsgruppen prüfen, dass die benötigten Gruppen (z. B. „Kinder 1–3 Jahre", „Kinder 4–6 Jahre", Erwachsene) vorhanden sind. Bei Bedarf über „+ eigene Portionsgruppe" eine Gruppe mit Name, Altersbereich und Faktor anlegen.

Ergebnis: Die Portionsgruppen stehen als Bezugsgröße zur Verfügung; jede Kopfzahl bezieht sich auf genau eine Portionsgruppe.

Einstellungen: Portionsgruppen
Figure 1. Portionsgruppen mit Altersbereich und küchenweitem Faktor

Kopfzahlen je Einrichtung/Portionsgruppe erfassen

So geht’s: Die Kopfzahlen werden je Einrichtung/Gruppe, Tag und Portionsgruppe als anonyme Anzahl erfasst.

Ergebnis: Für den gewählten Tag steht je Portionsgruppe eine gemeldete Anzahl. Diese Zahl ist die Ausgangsmenge für Produktion und Abrechnung.

Der Caterer erfasst nur Aggregat-Zahlen (Counts) je Portionsgruppe — nie Namen. Personenbezogene Meldungen bleiben in der Sphäre der Einrichtung.

Abmeldung für einen Tag eintragen

So geht’s: Eine Abmeldung reduziert die Menge für einen Zieltag (oder Zeitraum). Erfasst werden Umfang (einzelne Person, Betreuungsgruppe oder ganze Einrichtung) sowie Von/Bis (Bis leer = nur der eine Tag).

Ein Grund wird nur bei Betreuungsgruppen und ganzen Einrichtungen erfasst, und dort ausschließlich organisatorisch: Ausflug, Veranstaltung, Ferien, Brückentag, Fortbildung/Konzepttag, Schließtag.

Bei einzelnen Personen wird bewusst kein Grund erhoben — auch nicht im Eltern-Portal. „Diese Person ist an dem Tag nicht da" genügt für die Planung vollständig; warum jemand fehlt, wäre ein Gesundheitsdatum besonderer Kategorie (Art. 9 DSGVO) und hat in einer Verpflegungssoftware nichts zu suchen.

Für die Küche ändert das nichts: Eine Woche Urlaub und eine Woche Grippe sind dieselben fünf nicht gekochten Portionen.

Ergebnis: Die Abmeldung erscheint in der Liste mit Umfang, Betroffenem und Zeitraum und reduziert die Menge für den betroffenen Tag.

Auf der Einrichtungs-Seite melden Nutzer der Einrichtung Abwesenheiten unter Einrichtung → Abwesenheiten (Person oder Gruppe). Für ganze Einrichtung/Ferien gibt es dort zusätzlich Einrichtung → Schließtage.

Frist und Verrechenbarkeit beachten

So geht’s: Ob eine Abmeldung noch wirkt, hängt von der Vorlauf-Frist des jeweiligen Küche↔Einrichtung-Paars ab (aus dem Vertrag, sonst Küchen-Standard, sonst Voreinstellung 2 Tage; optional mit Cutoff-Uhrzeit). Der angezeigte Frist-Text nennt die geltende Regel (z. B. „bis 2 Tage vorher · laut Vertrag").

Ergebnis:

Fall Wirkung

Abmeldung innerhalb der Frist

Tag wird nicht verrechnet (Menge reduziert)

Abmeldung zu spät (nach Fristablauf)

Tag bleibt verrechenbar (zählt zur Abrechnung)

Quellen-Präzedenz verstehen

So geht’s: Denselben Bedarf können unterschiedliche Quellen melden. Die Präzedenz (absteigend) ist:

Quelle Wer meldet Verfügbar

caterer_manual

Caterer erfasst extern gemeldete Zahlen (E-Mail/Telefon)

Stufe 1 (Go-Live 2026)

einrichtung_reported

Einrichtungs-Personal (Gruppe/Person)

ab 2027

person_parent

Eltern/Angehörige (nur eigenes Kind)

ab 2027

Ergebnis: Die Quelle höherer Präzedenz gilt — aber ohne stilles Überschreiben: Korrigiert der Caterer eine gemeldete Zahl, bleibt die Abweichung sichtbar (z. B. „gemeldet 300 · korrigiert 288") und wird protokolliert.

Der Stand dieser Seite bezieht sich auf den Stufe-1-Produktivbetrieb. Der Personen-Pfad (Einrichtungs-/Eltern-Portal) und die tagesgenaue Kopfzahl-Matrix mit Quellen-Badges befinden sich in Umsetzung (Issue #197). Konkrete Schalter- und Feldbezeichnungen der Caterer-Erfassung werden ergänzt, sobald die Oberfläche final steht.

Verwandt

Warum das so ist

Warum es überhaupt eine Frist gibt. Die Abmeldefrist trennt „kostenfrei" von „verrechenbar". Nach dem Stichtag ist eingekauft und eingeplant — die Kosten sind real entstanden. Die Frist ist damit kein Strafinstrument, sondern die Grenze, ab der jemand die Kosten trägt. Deshalb wird sie im Vertrag vereinbart und nicht in der Software festgelegt.

Warum es einen Rückfallwert gibt. Bleibt eine Meldung aus, greift der hinterlegte Wert. Ohne ihn stünde die Produktion morgens ohne Zahl da — und eine fehlende Meldung darf nicht bedeuten, dass niemand isst.

Warum Ihre Korrektur Vorrang hat. Sie sehen die Lieferung, die Einrichtung meldet im Voraus. Weicht die Realität ab, gilt Ihre Zahl — Sie tragen die Mengenverantwortung und haben die letzte Information.

Was zählt, wenn mehrere Meldungen zusammenkommen

Eine Menge kann aus drei Richtungen kommen: Eltern melden im Portal ab, die Einrichtung meldet Kopfzahlen, oder jemand ruft in der Küche an und die Küche trägt eine Tageszahl ein. Damit dabei nichts doppelt abgezogen und nichts stillschweigend überschrieben wird, gilt je Lieferpunkt und Tag diese Reihenfolge:

  1. Kopfzahl der Einrichtung — die gilt als erklärte Zielmenge. Wer eine Zahl meldet, hat alles Bekannte schon eingerechnet; sie wird deshalb nicht noch einmal um Abmeldungen gekürzt.

  2. sonst bei aktiver Bestellung (Betriebe, Mensen): die Bestellungen.

  3. sonst (Kita, Schule, Hort): Personen × Abo-Tage − Abmeldungen.

Produktion und Abrechnung sehen dieselbe Abmeldung unterschiedlich — und das ist Absicht:

  • Produktion: Jede Abmeldung wirkt sofort. Wer abgemeldet ist, bekommt kein Essen gekocht, auch bei verspäteter Meldung.

  • Abrechnung: Eine Abmeldung mindert nur, wenn sie fristgerecht kam. Zu spät heißt: eingekauft und produziert, also verrechenbar.

Melden Eltern und Einrichtung dieselbe Abwesenheit, zählt sie einmal — und für die Frist gilt die früheste Meldung. Eine doppelt gemeldete Abwesenheit darf niemanden teurer kommen.

Wenn die Zahlen sich widersprechen

Weicht eine durchgegebene Zahl von dem ab, was sich aus den Meldungen ergäbe, zeigt die Produktionsliste einen Klärungsfall: „erfasst 4 · aus den Meldungen 9 · Differenz −5".

Gekocht wird nach der erfassten Zahl. Aufgelöst wird der Fall in der Einrichtung — dort liegen die einzelnen Meldungen. Die Küche sieht bewusst nur die Zahlen, nie, um welche Person es geht.

Langzeit-Abwesenheit

Sieht der Vertrag vor, dass ab einer bestimmten Dauer nicht mehr berechnet wird, zählt CateringOS zusammenhängende Abwesenheitstage — ohne Grund und ohne Rückfrage. Wochenenden unterbrechen die Kette nicht: Wer Freitag und Montag fehlt, ist am Montag im vierten Abwesenheitstag. Getrennt gemeldete, aber lückenlos anschließende Zeiträume gelten als eine Abwesenheit.