Kopfzahlen und Abmeldungen

Diese Anleitung erklärt, wie der effektive Bedarf je Tag zustande kommt: Kopfzahlen (anonyme Anzahl je Einrichtung/Gruppe und Portionsgruppe) und Abmeldungen für einzelne Tage, inklusive der Frist (verrechenbar/nicht verrechenbar) und der Quellen-Präzedenz.

Im Stufe-1-Produktivbetrieb erfasst der Caterer die Kopfzahlen selbst — aus den Meldungen, die die Einrichtung z. B. per E-Mail oder Telefon übermittelt (Quelle caterer_manual). Es werden nur aggregierte Zahlen verarbeitet, keine Personendaten. Das Einrichtungs- und Eltern-Portal (Personen-Pfad) folgt ab 2027.

Überblick: der effektive Bedarf

Für jeden Tag ergibt sich pro Einrichtung/Gruppe × Portionsgruppe eine Zahl:

Baustein Bedeutung

Kopfzahl

gemeldete Anzahl Essen je Portionsgruppe (z. B. „Kinder 1–3 Jahre: 300")

Abmeldung

Reduktion für einen Tag/Zeitraum (Krankheit, Ausflug, Ferien …)

Effektiver Bedarf

Kopfzahl − wirksame Abmeldungen

Portionsgruppen verwalten Sie unter Einstellungen → Portionsgruppen (D-A-CH-/DGE-Orientierungswerte mit küchenweitem Faktor). Sie sind die Bezugsgröße für Kopfzahlen und für die Mengenberechnung.

Schritt 1 — Portionsgruppen prüfen

So geht’s: Unter Küche → Einstellungen → Portionsgruppen prüfen, dass die benötigten Gruppen (z. B. „Kinder 1–3 Jahre", „Kinder 4–6 Jahre", Erwachsene) vorhanden sind. Bei Bedarf über „+ eigene Portionsgruppe" eine Gruppe mit Name, Altersbereich und Faktor anlegen.

Ergebnis: Die Portionsgruppen stehen als Bezugsgröße zur Verfügung; jede Kopfzahl bezieht sich auf genau eine Portionsgruppe.

Schritt 2 — Kopfzahlen je Einrichtung/Portionsgruppe erfassen

So geht’s: Die Kopfzahlen werden je Einrichtung/Gruppe, Tag und Portionsgruppe als anonyme Anzahl erfasst.

Ergebnis: Für den gewählten Tag steht je Portionsgruppe eine gemeldete Anzahl. Diese Zahl ist die Ausgangsmenge für Produktion und Abrechnung.

Der Caterer erfasst nur Aggregat-Zahlen (Counts) je Portionsgruppe — nie Namen. Personenbezogene Meldungen bleiben in der Sphäre der Einrichtung.

Schritt 3 — Abmeldung für einen Tag eintragen

So geht’s: Eine Abmeldung reduziert die Menge für einen Zieltag (oder Zeitraum). Erfasst werden Umfang (einzelne Person, Betreuungsgruppe oder ganze Einrichtung), Von/Bis (Bis leer = nur der eine Tag) und ein Grund (Krankheit, Ausflug, Veranstaltung, Ferien, Brückentag, Fortbildung/Konzepttag, Schließtag, Sonstiges).

Ergebnis: Die Abmeldung erscheint in der Liste mit Umfang, Betroffenem, Zeitraum und Grund und reduziert die Menge für den betroffenen Tag.

Auf der Einrichtungs-Seite melden Nutzer der Einrichtung Abwesenheiten unter Einrichtung → Abwesenheiten (Person oder Gruppe). Für ganze Einrichtung/Ferien gibt es dort zusätzlich Einrichtung → Schließtage.

Schritt 4 — Frist und Verrechenbarkeit beachten

So geht’s: Ob eine Abmeldung noch wirkt, hängt von der Vorlauf-Frist des jeweiligen Küche↔Einrichtung-Paars ab (aus dem Vertrag, sonst Küchen-Standard, sonst Voreinstellung 2 Tage; optional mit Cutoff-Uhrzeit). Der angezeigte Frist-Text nennt die geltende Regel (z. B. „bis 2 Tage vorher · laut Vertrag").

Ergebnis:

Fall Wirkung

Abmeldung innerhalb der Frist

Tag wird nicht verrechnet (Menge reduziert)

Abmeldung zu spät (nach Fristablauf)

Tag bleibt verrechenbar (zählt zur Abrechnung)

Schritt 5 — Quellen-Präzedenz verstehen

So geht’s: Denselben Bedarf können unterschiedliche Quellen melden. Die Präzedenz (absteigend) ist:

Quelle Wer meldet Verfügbar

caterer_manual

Caterer erfasst extern gemeldete Zahlen (E-Mail/Telefon)

Stufe 1 (Go-Live 2026)

einrichtung_reported

Einrichtungs-Personal (Gruppe/Person)

ab 2027

person_parent

Eltern/Angehörige (nur eigenes Kind)

ab 2027

Ergebnis: Die Quelle höherer Präzedenz gilt — aber ohne stilles Überschreiben: Korrigiert der Caterer eine gemeldete Zahl, bleibt die Abweichung sichtbar (z. B. „gemeldet 300 · korrigiert 288") und wird protokolliert.

Der Stand dieser Seite bezieht sich auf den Stufe-1-Produktivbetrieb. Der Personen-Pfad (Einrichtungs-/Eltern-Portal) und die tagesgenaue Kopfzahl-Matrix mit Quellen-Badges befinden sich in Umsetzung (Issue #197). Konkrete Schalter- und Feldbezeichnungen der Caterer-Erfassung werden ergänzt, sobald die Oberfläche final steht.

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