Leistungsnachweis erstellen

Diese Anleitung zeigt, wie Sie einen Leistungsnachweis je Einrichtung und Monat erstellen: erzeugen, Positionen prüfen, zur Abnahme senden und den Ablauf mit Auto-Abnahme bzw. Widerspruch verstehen.

Leistungsnachweise erstellen Nutzer der Küche (Rollen Küchen-Admin oder Küchenleitung) unter Küche → Abrechnung. Die Abnahme erfolgt durch die Einrichtung.

Überblick

Ein Leistungsnachweis fasst die gelieferten Mahlzeiten einer Einrichtung für einen Monat zusammen — er ist die Abrechnungsgrundlage. Er durchläuft folgende Status:

Status Bedeutung

Entwurf

erzeugt, Positionen noch bearbeitbar

Zur Abnahme

an die Einrichtung gesendet, wartet auf Abnahme

Abgenommen

von der Einrichtung bestätigt (oder automatisch) — bereit für die Rechnung

Widersprochen

Einrichtung hat widersprochen (mit Begründung)

Abrechnung öffnen und Nachweis erzeugen

So geht’s: Im Menü Küche → Abrechnung öffnen. Einrichtung wählen, Monat setzen und auf „Nachweis erzeugen" klicken.

Ergebnis: Ein neuer Nachweis im Status Entwurf erscheint. Die Positionen sind standardmäßig nach Liefertag und Portionsgruppe aufgeschlüsselt — also z. B. „Mittagessen Donnerstag 14.08.2026 · Kindergartenkind" mit der gezählten Menge (Bestellungen + Kopfzahlen) und dem für diese Gruppe geltenden Einzelpreis. Die Summe wird je Position automatisch berechnet.

Wie fein aufgeschlüsselt wird, steht im Vertrag (siehe Woher der Preis kommt) — wahlweise auch zusätzlich nach Gericht oder nur nach Tag.

Küche: Abrechnung / Leistungsnachweis
Figure 1. Die Abrechnung je Einrichtung und Monat mit Nachweis-Positionen

Pro Einrichtung und Monat kann nur ein Nachweis existieren. Gibt es bereits einen, meldet die App: „Für diese Einrichtung und diesen Monat existiert bereits ein Nachweis."

Positionen prüfen und bearbeiten

So geht’s: Beim Nachweis im Status Entwurf auf „Positionen bearbeiten" klicken. Position (Beschreibung), Menge und Einzel(preis) anpassen und mit „Speichern" sichern.

Ergebnis: Die Summe aktualisiert sich live aus Menge × Einzelpreis. Nur Entwürfe sind bearbeitbar; gesendete Nachweise sind gesperrt.

Zur Abnahme senden

So geht’s: Beim Entwurf auf „Zur Abnahme senden" klicken.

Ergebnis: Der Status wechselt auf Zur Abnahme. Der Nachweis zeigt jetzt ein Auto-Abnahme-Datum an — den Zeitpunkt, ab dem er ohne Widerspruch automatisch als abgenommen gilt (Vorlauf aus dem Vertrag, Voreinstellung 7 Tage).

Abnahme, Auto-Abnahme oder Widerspruch

So geht’s: Die Einrichtung nimmt den gesendeten Nachweis ab oder widerspricht mit Begründung.

Ergebnis:

Ausgang Wirkung

Abgenommen

Status Abgenommen; Hinweis „bereit für Rechnung"

Auto-Abnahme

ohne Widerspruch bis zum Auto-Abnahme-Datum gilt der Nachweis automatisch als abgenommen

Widersprochen

Status Widersprochen mit Begründung; der Nachweis wird korrigiert und erneut gesendet

Ein abgenommener Nachweis ist die Basis für die Rechnungsstellung (Anbindung an die Rechnungssoftware folgt). Nur Entwürfe lassen sich löschen.

Statuswechsel im Überblick

Von Erlaubt nach

Entwurf

Zur Abnahme

Zur Abnahme

Abgenommen · Widersprochen

Widersprochen

Zur Abnahme (erneut senden)

Abgenommen

— (Endzustand)

Woher der Preis kommt

Der Einzelpreis je Position wird nicht pauschal gesetzt, sondern aufgelöst — die spezifischste passende Vereinbarung gewinnt:

Stufe Beschreibung

Preisregel im Vertrag

Preis für eine bestimmte Kombination aus Portionsgruppe, Einrichtung/Gruppe, Gericht und Mahlzeit. Je mehr davon gesetzt ist, desto spezifischer — und desto eher gewinnt die Regel.

Pauschalpreis des Vertrags

gilt, wenn keine Regel passt

Standardpreis der Küche

gilt, wenn der Vertrag nichts eigenes vereinbart

Gepflegt werden Preise und Aufschlüsselung im Mandanten-Bereich unter Organisation → Verträge → Essenspreise — dort, wo auch der Vertrag verhandelt wird. Setzen darf sie ausschließlich die liefernde Küche; die Einrichtung sieht sie und stimmt ihnen mit der Vertragsbestätigung zu.

Unter Küche → Verträge sehen Sie den daraus entstehenden Preis je Kunde und Portionsgruppe auf einen Blick — hervorgehobene Werte stammen aus einer eigenen Regel, die übrigen aus dem Standardpreis.

Ein Kind wechselt zum Geburtstag die Portionsgruppe. Maßgeblich ist der Liefertag, nicht der Tag der Abrechnung — die Zuordnung bleibt also auch rückwirkend korrekt.

Vorlauf-Auswertung: rechtzeitig oder zu spät

Unter Abrechnung → Vorlauf steht je Einrichtung, wie viele gemeldete Abwesenheitstage im Monat rechtzeitig kamen (die Frist war noch offen, der Tag wird nicht berechnet) und wie viele zu spät (der Tag war schon verrechenbar).

Die Seite schreibt nichts — sie beantwortet eine Frage, die sonst niemand stellt: Wie viel Essen wird produziert, obwohl es niemand isst?

Ein hoher Anteil „zu spät" ist selten ein Abrechnungsproblem. Berechnet wird der Tag ja korrekt. Es ist ein Verschwendungsproblem: Das Essen wurde gekocht, bezahlt und weggeworfen. Mit der Zahl in der Hand lässt sich mit einer Einrichtung darüber reden — über frühere Meldungen oder über eine andere Frist im Vertrag.

Auch hier erscheinen nur Zahlen je Einrichtung, keine Namen. Welche Person wann gefehlt hat, bleibt bei der Einrichtung.

Verwandt

Warum das so ist

Warum ein Nachweis und keine Rechnung. Der Leistungsnachweis hält fest, was tatsächlich geliefert wurde — beidseitig bestätigt. Erst darauf setzt die Abrechnung auf. Diese Trennung erspart die typische Diskussion am Monatsende: Geklärt wird die Menge, nicht der Betrag.

Warum die Abnahme nach sieben Tagen automatisch gilt. Ohne Frist bliebe jeder Nachweis liegen und Ihre Abrechnung hinge an der Reaktionsfreude Ihrer Kunden. Die Frist ist beidseitig fair: Die Einrichtung hat eine Woche, um zu widersprechen; danach gilt der Nachweis als angenommen. Widerspruch ist jederzeit möglich und führt den Nachweis zurück in die Abstimmung.

Warum gestellte Rechnungen unveränderlich sind. Eine nachträglich geänderte Rechnung wäre kein Beleg mehr. Korrekturen laufen deshalb über Storno und Neuausstellung — steuerlich der einzig saubere Weg, und für beide Seiten nachvollziehbar.