Leistungsnachweis erstellen

Diese Anleitung zeigt, wie Sie einen Leistungsnachweis je Einrichtung und Monat erstellen: erzeugen, Positionen prüfen, zur Abnahme senden und den Ablauf mit Auto-Abnahme bzw. Widerspruch verstehen.

Leistungsnachweise erstellen Nutzer der Küche (Rollen Küchen-Admin oder Küchenleitung) unter Küche → Abrechnung. Die Abnahme erfolgt durch die Einrichtung.

Überblick

Ein Leistungsnachweis fasst die gelieferten Mahlzeiten einer Einrichtung für einen Monat zusammen — er ist die Abrechnungsgrundlage. Er durchläuft folgende Status:

Status Bedeutung

Entwurf

erzeugt, Positionen noch bearbeitbar

Zur Abnahme

an die Einrichtung gesendet, wartet auf Abnahme

Abgenommen

von der Einrichtung bestätigt (oder automatisch) — bereit für die Rechnung

Widersprochen

Einrichtung hat widersprochen (mit Begründung)

Schritt 1 — Abrechnung öffnen und Nachweis erzeugen

So geht’s: Im Menü Küche → Abrechnung öffnen. Einrichtung wählen, Monat setzen und auf „Nachweis erzeugen" klicken.

Ergebnis: Ein neuer Nachweis im Status Entwurf erscheint. Er enthält eine Position (z. B. „Mittagessen <Monat>") mit der gezählten Menge (Bestellungen
Kopfzahlen des Monats) und dem hinterlegten Einzelpreis; die Summe wird automatisch berechnet.

Pro Einrichtung und Monat kann nur ein Nachweis existieren. Gibt es bereits einen, meldet die App: „Für diese Einrichtung und diesen Monat existiert bereits ein Nachweis."

Schritt 2 — Positionen prüfen und bearbeiten

So geht’s: Beim Nachweis im Status Entwurf auf „Positionen bearbeiten" klicken. Position (Beschreibung), Menge und Einzel(preis) anpassen und mit „Speichern" sichern.

Ergebnis: Die Summe aktualisiert sich live aus Menge × Einzelpreis. Nur Entwürfe sind bearbeitbar; gesendete Nachweise sind gesperrt.

Schritt 3 — Zur Abnahme senden

So geht’s: Beim Entwurf auf „Zur Abnahme senden" klicken.

Ergebnis: Der Status wechselt auf Zur Abnahme. Der Nachweis zeigt jetzt ein Auto-Abnahme-Datum an — den Zeitpunkt, ab dem er ohne Widerspruch automatisch als abgenommen gilt (Vorlauf aus dem Vertrag, Voreinstellung 7 Tage).

Schritt 4 — Abnahme, Auto-Abnahme oder Widerspruch

So geht’s: Die Einrichtung nimmt den gesendeten Nachweis ab oder widerspricht mit Begründung.

Ergebnis:

Ausgang Wirkung

Abgenommen

Status Abgenommen; Hinweis „bereit für Rechnung"

Auto-Abnahme

ohne Widerspruch bis zum Auto-Abnahme-Datum gilt der Nachweis automatisch als abgenommen

Widersprochen

Status Widersprochen mit Begründung; der Nachweis wird korrigiert und erneut gesendet

Ein abgenommener Nachweis ist die Basis für die Rechnungsstellung (Anbindung an die Rechnungssoftware folgt). Nur Entwürfe lassen sich löschen.

Statuswechsel im Überblick

Von Erlaubt nach

Entwurf

Zur Abnahme

Zur Abnahme

Abgenommen · Widersprochen

Widersprochen

Zur Abnahme (erneut senden)

Abgenommen

— (Endzustand)

Verwandt